Scansnap S500 permet la sécurisation, le traitement et la distribution électronique immédiate de tous les types de documents commerciaux que ce soit des devis, des factures, des fiches de paie, des cartes de visite, des prospectus couleur ou même des appels d’offre. En effet grâce aux logiciels intégrés tel que scan2word, scan2excel ou scan2powerpoint vous pouvez modifier le document étant donné qu’ils sont équipés d'une fonctionnalité logicielle de reconnaissance de caractères (OCR). De plus un classement par dossier et par mots-clés est possible ce qui permet une amélioration du confort et une optimisation des tâches quotidiennes.

Scansnap S500 et S500M vous permettra de faciliter votre système de veille d’information, par exemple pour de la veille presse. En effet vous pourrez scanner tous les types de documents que vous désirez afin de les conserver sous un logiciel tel que myARMOIRES Light, d’où un gain de place. De plus ce logiciel vous permettra de les indexer afin de pouvoir en faire par la suite un traitement d’information grâce a la fonction recherche. Le format de papier pouvant aller jusqu'à de l’A3, il vous sera très facile de scanner des grands journaux.

Le scanner ScanSnap S500 (pour Windows uniquement) est équipé d'une fonctionnalité logicielle de reconnaissance de caractères (OCR) offrant l’option Scan2Excel qui permet la création d'un fichier Excel suite à la numérisation ; il suffit de sélectionner celles-ci dans le ScanSnap Manager pour convertir l'image directement en un tableur éditable dans cette application.